メールを打つ時のビジネスマナーが知りたい!最低限のマナーとは

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メールを打つ時のビジネスマナーが知りたい!最低限のマナーとは

仕事でもプライベートでも、インターネットを使用してメールの送受信を行うことは当たり前となりました。
普段何気なく使用しているメールですが、ビジネスで使用する場合はマナーを守る必要があります。

 

今回はメール作成時のビジネスマナーについて、いくつかご紹介していくことにしましょう。

 

メールのマナー

ビジネスメールで最低限守るべきことには、下記などがあります。

件名は明確・簡潔に!

1つ目は、件名を明確に記載するということです。
どのような件でメールを送信しているのか?
簡潔に記載した方が、受け取った相手も理解しやすくなります。

 

稀に件名を記載しない人がいますが、迷惑メールと判断される可能性があります。
必ず記載するようにしましょう。

 

宛名は必ず

2つ目は、本文を書き出す際は相手の名前を先に記載するということです。

 

ビジネスで使用するメールでは、相手の名前を記載せずに「お世話になっております」というような文言から書き始めてしまうことがあります。

 

しかし、本来は一番最初に相手の社名や部署、肩書きや氏名を記載してから本文を書き始めることがマナーなんです。
書き方としては、

  1. 一行目に社名
  2. 2行目に所属部署
  3. 3行目に肩書きと氏名

を記載します。
何度もやり取りを繰り返すのであれば、社名と氏名のみの記載でも問題ありません。

 

署名も入れよう

3つ目は、最後に署名を入れるということです。
すでに社内でフォーマットが用意されていることもありますが、社名、住所、電話番号、FAX番号、会社のHPのURLなどを記載します。

 

使用しているメーラーによって違いますが、署名の設定が出来るようになっていることがほとんどです。
署名に関しては、あらかじめ設定を済ませておくようにしたいものです。

 

今回ご紹介したメールのビジネスマナーは、ほんの一部分。
初めて仕事でメールを利用する場合は、分からないことばかりなので、メール1通送るだけでも時間がかかってしまいますよね…。

 

最近ではビジネス用のメール文章がテンプレート化されています。
これらを、いくつか参考にしてみても良いでしょう。
また、頻繁に利用する文言に関しては、メーラーに事前登録しておくこともおすすめします。