メールを打つ時のビジネスマナーが知りたい！最低限のマナーとは
仕事でもプライベートでも、インターネットを使用してメールの送受信を行うことは当たり前となりました。
普段何気なく使用しているメールですが、ビジネスで使用する場合はマナーを守る必要があります。
今回はメール作成時のビジネスマナーについて、いくつかご紹介していくことにしましょう。
メールのマナー
ビジネスメールで最低限守るべきことには、下記などがあります。
1つ目は、件名を明確に記載するということです。
どのような件でメールを送信しているのか？
簡潔に記載した方が、受け取った相手も理解しやすくなります。
稀に件名を記載しない人がいますが、迷惑メールと判断される可能性があります。
必ず記載するようにしましょう。
2つ目は、本文を書き出す際は相手の名前を先に記載するということです。
ビジネスで使用するメールでは、相手の名前を記載せずに「お世話になっております」というような文言から書き始めてしまうことがあります。
しかし、本来は一番最初に相手の社名や部署、肩書きや氏名を記載してから本文を書き始めることがマナーなんです。
書き方としては、
- 一行目に社名
- 2行目に所属部署
- 3行目に肩書きと氏名
を記載します。
何度もやり取りを繰り返すのであれば、社名と氏名のみの記載でも問題ありません。
3つ目は、最後に署名を入れるということです。
すでに社内でフォーマットが用意されていることもありますが、社名、住所、電話番号、FAX番号、会社のHPのURLなどを記載します。
使用しているメーラーによって違いますが、署名の設定が出来るようになっていることがほとんどです。
署名に関しては、あらかじめ設定を済ませておくようにしたいものです。
まとめ
今回ご紹介したメールのビジネスマナーは、ほんの一部分。
初めて仕事でメールを利用する場合は、分からないことばかりなので、メール1通送るだけでも時間がかかってしまいますよね…。
最近ではビジネス用のメール文章がテンプレート化されています。
これらを、いくつか参考にしてみても良いでしょう。
また、頻繁に利用する文言に関しては、メーラーに事前登録しておくこともおすすめします。
