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ファックス送付状・送信表の書き方を紹介!例文集・フォーマット

FAX送付状の書き方は、用途によって変わってくるものです。
とはいえ基本的に書くことは決まっていますので、パターンさえ覚えておけば問題ないでしょう。

 

当サイトでは、ファックス送付状の書き方を紹介していきます!

 

一般的な送付状

一般的な送付状は、大きく分けると5つの項目に分かれています。

  • 挨拶
  • 差出人の情報
  • タイトル
  • 添付書類
  • 備考欄

の5項目です。

 

挨拶

FAXを送付する相手に合わせてネット上などにある例文を参考にすると良いでしょう。
下記にビジネスシーンでの例文を掲載しておりますので参考になさって下さい。

 

差出人の情報

必須事項としては、日付、会社名、住所、電話番号、氏名となります。
会社用であれば、氏名だけではなく担当部署についても記載した方が良いでしょう。

 

タイトル

一般的には「書類送付のご案内」などのタイトルであったり、
何らかの資料を添付するのであれば「資料送付のご案内」といったタイトルで問題ありません。

 

添付書類と備考欄

自由にアレンジできる箇所ですので使用目的に合わせて記載すると良いでしょう。
また、枚数が多い場合は、○枚といった記載や、
枚数ごとに「1/5枚目」など、ページ数を記載すると、より相手にとって見やすいので良いでしょう。

 

以上が一通りの流れとなりますが、ここで会社用の例文についてもいくつか取り上げておくことにします。

 

ビジネスで使う送付状

よく利用する送付状としては、

  • 書類送付
  • 請求書送付
  • 領収書送付

あたりです。

 

どの送付状に関しても、挨拶、差出人の情報、タイトルまではほとんど同じで構いません
ただし日付や氏名、担当部署、タイトルはその都度書き換えていきましょう。

 

挨拶文はその都度変わりますが、一般的には拝啓や謹啓から始まり
「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
もしくは
「時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます」と書き出します。

 

その際、書類を送る場合は
「ご査収の上宜しくご手配を賜りますようお願い申し上げます」
と最後に記載しておきたいものです。

 

挨拶文を書き終えたら結語として「敬具」を使用し、
添付書類や明細書、領収書を送付する場合は「記」と用紙の真ん中に書きます。
その後、添付書類の内容や枚数を記載するのです。

 

最後に補足説明がある場合は、備考欄に記載すると良いでしょう。
例えば請求書を添付した場合は振り込みの期日などを記載します。

 

上記を合わせますと、

拝啓
貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りします。
ご査収の上宜しくご手配を賜りますようお願い申し上げます。
敬具

 

 

添付書類:請求書1枚

 

備考欄・・・大変恐れ入りますが、こちらの振込みは○月○日○時までにお願い致します。

 

FAX送付状はフォーマットでいくつか持っておくと、すぐに使用することができますので用意しておきましょう。

 

ファックス送付状・送信表の書き方を紹介!ビジネスマナー&注意点

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ビジネスでFAXを使用する場合は、マナーを守る必要があります。最悪の場合、FAX送付状の内容によっては受け取りを拒否されることも考えられます。

 

ここでは、おさえておきたいビジネスマナーや注意点をいくつか取り挙げていくことにします。

 

FAX送付状を用意する理由は?

そもそも、どうしてFAXには送付状を用意する必要があるのでしょうか。

 

いくつかの見解がありますが、相手の手を煩わせないために送るといった考え方が一般的だといって良いでしょう。プライベートに関わる内容を記載してしまうとマナー違反となりますので、相手からの要望がない限りは記載してはいけません。

 

またビジネスシーンでは、FAXを送付する前と後に電話をしておいた方が無難です。送りっぱなしになってしまうと相手に対して失礼にあたりますし、送付する相手が目上の人である場合は尚更このあたりの連絡については済ませておいた方が良いでしょう。

 

FAX送付状の書き方は?

基本的には手紙で使用する文章と同じような言い回しで問題ありません。
ここで正しい敬語や謙譲語が使えない場合は、失礼にあたることになりますので十分に注意したいものです。

 

複雑な言い回しは誤解を招いたり、場違いな印象を与えることになりますので相手に不快な思いをさせない程度にやわらかくした方が良いでしょう。

 

宛名の悪い記載例

よく見掛ける悪い記載例は、挨拶文よりも宛名などに見られます。
例えば役職名の後に様をつけてしまうことはNGです。
またビジネスシーンで使用する場合は、担当印も必要となるでしょう。

 

いつもフォーマットを使用している場合は、宛名のところに様が記載されていることがありますので、
必要に応じて二重線で消してから送付することがマナーです。

 

尚、相手から送信されたFAXを返信する形で送付することも多々あるものです。その際は、返信しているFAXであることが分かるように「返信」などと記載した方が親切です。

 

それだけでなく「宜しくお願い致します」であったり、ちょっとした手書きのコメントを記載しておくとより円滑なコミュニケーションを図ることができるでしょう。

 

FAX送付状のおすすめテンプレートはこちらにまとめていますので参考にしてみてくださいね。

FAXにも種類がある!

FAXと言えば、書類等の紙をFAX機に挿入し、電話番号を打って通信する・・・
と言う作業が目に浮かぶ方が大半かと思いますが、実は、FAXも進化していることはご存知でしょうか?

 

現在だんだんと主流になってきているサービスが、
「インターネットFAX」と呼ばれるサービスです。

 

これは、今までのように電話回線を利用するのではなく、
その名の通り、インターネット回線を利用してファックスを送るサービスなんです。

 

インターネットFAXでは、紙が必要なく、PDFやワード、エクセルなどのデータを、相手先のFAX機に送信することが出来ます。
また、FAX機も必要なく、パソコンやスマートフォン、携帯電話などでメールを送信するのと同じような操作でFAXの送信・受信が可能となっています。

 

インターネットFAXのメリットはたくさんありますが、
FAX機のリース代や紙代・インク代が必要なくなるため、コストの削減に繋がりますし、
不要な紙やインクを使用しないことから、エコにも繋がる
と言われています。

 

 

特に人気のサービスが「eFAX」というインターネットFAXの大手サービス会社ですが、
eFAXは30日間無料でインターネットFAXサービスを試すことが出来るため、まずは一度触って確かめてみたい、という方におすすめです。

 

>eFAXの公式サイトはこちら!

 

基本的にどのサービスもそうですが、月額料金・並びに送信料が一定料金かかり、受信料金はかからないため、
電話回線のように地域ごとに料金が変わったりすることもありませんから、
遠方へのFAX送信が多い方などにオトクです。

 

また、サービス会社によっては、送付状を勝手に作成してくれるサービスもありますので、非常に便利ですよ。