FAXのマナー!やってはダメなこととやったほうが良いこと!

MENU

FAXのマナー!やってはダメなこととやったほうが良いこと!

FAXを送付する際のマナーについて、いくつか取り上げて解説していくことにしましょう。

 

FAX送信前に相手に連絡を

イメージ

まず最初にご紹介するのは、最低限抑えておきたいマナーについてです。ビジネスでFAXを使用する場合は、必ずFAXを送付する前に相手に電話をしてこれからFAXを送付する旨を伝えるようにします。

 

万が一誤送信した場合はすぐに分かりますし、FAXの内容をすぐに確認してもらえるかどうかについても電話口の状況で把握することができるでしょう。

 

もしも担当者が不在ということであれば、FAXに目を通したかどうか心配する必要がないため行き違いを防ぐことにもつながります。

 

FAX送付時には、用件を伝えよう

逆にダメな例ですが、FAXを送付したのは良いもののその後相手にどうして欲しいのかをはっきりと伝えていないということです。

 

例えば請求書をFAXで送信したのであれば、いつまでに支払いを済ませてほしいのか記載することが重要となりますし、資料を送付した場合はいつまでに目を通してもらいたいのかメモを残さなければなりません。

 

一番良いのは、FAXを送信した後に今一度連絡をしていつまでに送付したFAXの内容を確認してもらえるのか、または相手の回答が必要な場合はいつまでに返事をもらうことができるのか確認するということです。

 

ちょっとした事ではありますが、いくら無事にFAXを送受信出来ていることが分かっていたとしても、もしものことがありますので仕事でFAXを使用するのであれば最低限上記のことは抑えておくようにしましょう。

 

複数枚送付時には事前に枚数の連絡を

それから特に仕事で使用する場合は、2枚程度ではなく複数枚送付することもあるものです。その際、相手側の状況によっては、パソコンなどで内容を確認するのではなくて紙にプリントして確認することもあるといえます。

 

そうなると用紙代などが相手の負担となりますので、事前に何枚送付することになるか電話を入れておいた方が良いでしょう。

 

FAXを送付する際のマナーは、それほど難しいことではありません。最近はネット上などでもいくつかのマナーに触れていることがありますので、参考にしてみることをおすすめします。